Wie archiviere ich E-Mails in Outlook?
Archivieren verschiebt ältere E-Mails an einen separaten Speicherort. Das schafft Platz in deinem Postfach und hält deinen Posteingang und deine Ordner übersichtlich. Archivierte E-Mails werden nicht gelöscht. Du kannst sie jederzeit suchen und lesen.
Diese Anleitung gilt nur, wenn dein Unternehmen Microsoft 365 nutzt. Nicht sicher? Siehe Nutzt mein Unternehmen Google oder Microsoft?
Welches Archiv sollte ich nutzen?
Outlook hat zwei Arten von Archiv:
| Archiv | Was es ist |
|---|---|
| Archivordner | Ein Ordner in deinem Postfach. Er nutzt weiterhin deinen Postfachspeicher. |
| Online-Archiv | Ein separates Postfach mit zusätzlichem Speicherplatz. |
Nutze das Online-Archiv für die langfristige Verwaltung deiner E-Mails. Es bietet mehr Platz und ist auf Dauer einfacher zu pflegen.
Ist mein Online-Archiv aktiviert?
Schau in die Ordnerliste links in deinem Postfach. Wenn du ein Postfach namens Online-Archiv – [dein Name] oder In-Place Archive siehst, ist es aktiviert.
Falls du es nicht siehst, schreib an hello@deeploi.io und bitte um die Aktivierung. Das kann bis zu 24 Stunden dauern.
E-Mails automatisch archivieren (empfohlen)
- Öffne outlook.office.com oder die Outlook-App. Melde dich bei Bedarf mit deiner E-Mail-Adresse an.
- Klicke in der linken Seitenleiste mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den du archivieren möchtest.
- Wähle Richtlinie zuweisen → Archivrichtlinie.
- Wähle, wann E-Mails archiviert werden sollen, zum Beispiel nach 1 oder 6 Monaten oder nach 1 oder 5 Jahren.
Die Archivierung startet automatisch innerhalb von 24 bis 48 Stunden.
Unterordner übernehmen die Richtlinie ihres übergeordneten Ordners. Wenn du die Richtlinie für deinen Posteingang änderst, gilt sie auch für alle Unterordner, außer du hast für sie eine andere festgelegt. Ein Unterordner, der die Richtlinie übernimmt, zeigt Richtlinie des übergeordneten Ordners verwenden.
E-Mails manuell archivieren
Einzelne E-Mails verschieben
- Öffne outlook.office.com oder die Outlook-App. Melde dich bei Bedarf mit deiner E-Mail-Adresse an.
- Wähle eine oder mehrere E-Mails aus, die du archivieren möchtest.
- Ziehe sie in dein Online-Archiv. Du kannst auch mit der rechten Maustaste klicken, Verschieben → Anderer Ordner wählen und einen Ordner in deinem Online-Archiv auswählen.
Ganze Ordner verschieben
- Öffne outlook.office.com oder die Outlook-App. Melde dich bei Bedarf mit deiner E-Mail-Adresse an.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den du verschieben möchtest, zum Beispiel Projekte 2023.
- Wähle Ordner verschieben.
- Wähle Online-Archiv als Ziel und klicke auf OK.