Offboarding-Prozess

What is a Offboarding-Prozes?

Der Offboarding-Prozess ist ein Ablauf, der sicherstellt, dass die Accounts ausscheidender Mitarbeitender korrekt behandelt und Geräte gesichert und für die Weitergabe vorbereitet werden.

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, benötigt deeploi ein abgesendetes Offboarding-Formular, bevor Schritte eingeleitet werden können. Je nach Situation gibt es zwei Szenarien.

Offboarding erfordert ein abgesendetes Formular.

deeploi kann keine Offboarding-Schritte einleiten, bevor das Formular abgesendet wurde. So wird sichergestellt, dass alle Aktionen vor der Durchführung dokumentiert sind.

Fall 1: Geplanter Austritt

  1. Offboarding vorbereiten. Trage den tatsächlichen letzten Arbeitstag ein. Der letzte Arbeitstag unterscheidet sich oft vom offiziellen Austrittsdatum.
  1. Das Offboarding wird sichtbar. 4 Wochen vor dem letzten Arbeitstag erscheint das Offboarding in der Plattform unter Employees → Offboardings. deeploi sendet wöchentliche Erinnerungen, bis das Formular abgesendet wird.

Offboarding task in to-do list

  1. Offboarding-Formular ausfüllen. Klicke im Profil der Mitarbeitenden auf Start Offboarding, fülle alle erforderlichen Felder aus und sende das Formular ab.

Start offboarding in employee profile

  1. Gerät zurücksetzen (falls vorhanden). Falls die Mitarbeitenden ein bei deeploi registriertes Gerät haben, setze es zurück, bevor es jemand anderem zugewiesen wird. Das kannst du sofort oder später in der Plattform erledigen, über die Gerätedetails oder während des Offboardings.

  2. Geräterückgabe bestätigen. Sobald das Gerät zurückgegeben wurde, markiere es als "returned" im Inventar-Tab des Mitarbeiterprofils. Das Offboarding bleibt offen, bis du das tust.

Device return confirmation in inventory tab

  1. Fortschritt verfolgen. Verfolge den Status des Offboardings unter Employees → Offboardings. Nach Abschluss bleibt das Offboarding noch 10 Tage lang sichtbar.

Fall 2: Unerwarteter Austritt

  1. Profil der Mitarbeitenden öffnen. Gehe zu Employees auf der deeploi-Plattform, suche die Mitarbeitenden und öffne ihr Profil.

  2. E-Mail-Account sperren (optional). Klicke auf die drei Punkte oben rechts im Profil und wähle Suspend Account, um den E-Mail-Zugriff sofort zu blockieren.

Suspend account menu option

  1. Offboarding starten. Klicke erneut auf die drei Punkte und wähle Start Offboarding. Wähle ein bevorzugtes Offboarding-Datum, fülle das Formular aus und sende es ab.

Start offboarding menu option

  1. Gerät zurücksetzen. Falls die Mitarbeitenden ein bei deeploi registriertes Gerät haben, setze es zurück, bevor es jemand anderem zugewiesen wird. Das kannst du sofort oder später in der Plattform erledigen.

  2. Geräterückgabe bestätigen. Sobald das Gerät zurückgegeben wurde, markiere es als "returned" im Inventar-Tab des Mitarbeiterprofils.

  3. Fortschritt verfolgen. Verfolge das Offboarding unter Employees → Offboardings.

  4. HRIS aktualisieren. Aktualisiere nach Abschluss der Schritte den Austritt in deinem HR-System. Die HRIS-Integration funktioniert nur in eine Richtung: Daten fließen vom HRIS in deeploi, nicht umgekehrt.

Video-Walkthrough

Was zeigt das Video?

  1. Zum offenen Offboarding navigieren. Wie du es unter Employees → Offboardings findest.
  2. Terminierung. Auswahl zwischen gleichen Tag (nach 14:00 Uhr) und nächstem Arbeitstag (bis 18:00 Uhr).
  3. E-Mail- und Datenentscheidungen. Zwischen Account behalten, löschen, E-Mail-Zugriff gewähren oder Dateien übertragen wählen.
  4. Software-Zugriffe. Prüfen, welche Tools deeploi entfernt, und einzelne davon ausschließen.
  5. Absenden. Zusammenfassung prüfen und bestätigen.

Nächste Schritte

Offboarding-Formular

Erfahre, was jedes Feld im Offboarding-Formular bewirkt.