Wie offboarde ich ausscheidende Mitarbeitende?

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, benötigt deeploi ein abgesendetes Offboarding-Formular, bevor Schritte eingeleitet werden können. Je nach Situation gibt es zwei Szenarien.

Fall 1: Geplanter Austritt

1. Offboarding vorbereiten. Trage den tatsächlichen letzten Arbeitstag ein. Der letzte Arbeitstag unterscheidet sich oft vom offiziellen Austrittsdatum.

2. Das Offboarding wird sichtbar. 4 Wochen vor dem letzten Arbeitstag erscheint das Offboarding in der Plattform unter Employees → Offboardings. deeploi sendet wöchentliche Erinnerungen, bis das Formular abgesendet wird.

3. Offboarding-Formular ausfüllen. Klicke im Profil der Mitarbeitenden auf Start Offboarding, fülle alle erforderlichen Felder aus und sende das Formular ab. Alle Feldbeschreibungen findest du im Abschnitt Formular-Referenz weiter unten.

4. Gerät zurücksetzen (falls vorhanden). Falls die Mitarbeitenden ein bei deeploi registriertes Gerät haben, setze es zurück, bevor es jemand anderem zugewiesen wird. Das kannst du sofort oder später in der Plattform erledigen, über die Gerätedetails oder während des Offboardings.

5. Geräterückgabe bestätigen. Sobald das Gerät zurückgegeben wurde, markiere es als "returned" im Inventar-Tab des Mitarbeiterprofils. Das Offboarding bleibt offen, bis du das tust.

6. Fortschritt verfolgen. Verfolge den Status des Offboardings unter Employees → Offboardings. Nach Abschluss bleibt das Offboarding noch 10 Tage lang sichtbar.

Auto-Antwort und E-Mail-Weiterleitung (nur Microsoft 365)

Microsoft 365-Kunden können im Offboarding-Formular in Schritt 3 auch eine Auto-Antwort einrichten oder alle eingehenden E-Mails an eine bestimmte Person weiterleiten. Das ist getrennt von der E-Mail-Zugriffsoption im Formular.

Fall 2: Unerwarteter Austritt

1. Profil der Mitarbeitenden öffnen. Gehe zu Employees auf der deeploi-Plattform, suche die Mitarbeitenden und öffne ihr Profil.

2. E-Mail-Account sperren (optional). Klicke auf die drei Punkte oben rechts im Profil und wähle Suspend Account, um den E-Mail-Zugriff sofort zu blockieren.

3. Offboarding starten. Klicke erneut auf die drei Punkte und wähle Start Offboarding. Wähle ein bevorzugtes Offboarding-Datum, fülle das Formular aus und sende es ab. Microsoft 365-Kunden können in diesem Formular auch Auto-Antwort oder E-Mail-Weiterleitung einrichten. Siehe den Hinweis in Fall 1 oben.

4. Gerät zurücksetzen. Falls die Mitarbeitenden ein bei deeploi registriertes Gerät haben, setze es zurück, bevor es jemand anderem zugewiesen wird. Das kannst du sofort oder später in der Plattform erledigen.

5. Geräterückgabe bestätigen. Sobald das Gerät zurückgegeben wurde, markiere es als "returned" im Inventar-Tab des Mitarbeiterprofils.

6. Fortschritt verfolgen. Verfolge das Offboarding unter Employees → Offboardings.

7. HRIS aktualisieren. Aktualisiere nach Abschluss der Schritte den Austritt in deinem HR-System. Die HRIS-Integration funktioniert nur in eine Richtung: Daten fließen vom HRIS in deeploi, nicht umgekehrt.

---

Referenz der Offboarding-Formularfelder

Offboarding terminieren

Wähle den letzten Arbeitstag. Du kannst das Offboarding am gleichen Tag (nach 14:00 Uhr) oder am nächsten Arbeitstag (bis 18:00 Uhr) durchführen. Wähle eine Option und klicke auf Weiter (unten rechts).

E-Mail und Daten

Entscheide, was mit dem E-Mail-Account und den Daten geschehen soll.

Option	Was passiert
Nichts tun	Der Account bleibt nach dem Offboarding-Datum aktiv
Account löschen	Der E-Mail-Account wird entfernt

Falls du dich für das Löschen entscheidest, werden zwei optionale Folgeaktionen verfügbar.

Jemandem Zugriff auf die E-Mails gewähren (optional). Wähle aus, wer Zugriff erhalten soll.

Workspace	Was deeploi tut
Google Workspace	Leitet eingehende E-Mails an die ausgewählte Person weiter
Microsoft 365	Gewährt Zugriff auf das Postfach

Daten und Dateien an jemanden übertragen (optional). Wähle aus, wer die Daten erhalten soll.

Workspace	Was deeploi überträgt
Google Workspace	Google Drive-, Docs- und Kalender-Daten
Microsoft 365	OneDrive-Daten für 30 Tage

Software-Zugriffe

Standardmäßig entfernt deeploi den Zugriff auf alle Software, die es verwaltet. Für Tools, die von jemandem in deinem Team verwaltet werden, sendet deeploi dieser Person eine Erinnerung, den Zugriff manuell zu entfernen.

Du kannst außerdem den Zugriff für bestimmte Tools beibehalten, indem du sie abwählst, und Mitarbeitende auswählen, an die Software-Account-Daten übertragen werden sollen, wo das unterstützt wird.

Absenden

Vor dem Absenden zeigt deeploi eine Zusammenfassung aller Auswahlen. Klicke auf Zurück (unten links), um Änderungen vorzunehmen, oder auf Absenden (unten rechts), um das Offboarding zu starten.

Video-Walkthrough

Was zeigt das Video?

1. Zum offenen Offboarding navigieren. Wie du es unter Employees → Offboardings findest.
2. Terminierung. Auswahl zwischen gleichen Tag (nach 14:00 Uhr) und nächstem Arbeitstag (bis 18:00 Uhr).
3. E-Mail- und Datenentscheidungen. Zwischen Account behalten, löschen, E-Mail-Zugriff gewähren oder Dateien übertragen wählen.
4. Software-Zugriffe. Prüfen, welche Tools deeploi entfernt, und einzelne davon ausschließen.
5. Absenden. Zusammenfassung prüfen und bestätigen.

Nächste Schritte