Wie onboarde ich neue Mitarbeitende?
Der Onboarding-Prozess umfasst fünf Schritte. Schritt 3 und Schritt 5 sind optional und gelten nur, wenn neue Mitarbeitende ein Gerät erhalten.
Schritt 1: Mitarbeitende zu deeploi hinzufügen
Bevor das Onboarding starten kann, müssen die Mitarbeitenden in deeploi angelegt sein. Wie du sie hinzufügst, hängt davon ab, ob du ein HR-System verwendest.
Füge die Mitarbeitenden zu deinem HR-System hinzu. deeploi synchronisiert automatisch. Falls die Mitarbeitenden nicht nach wenigen Minuten erscheinen, nutze den Sync-Button auf der deeploi-Plattform, um eine manuelle Synchronisierung auszulösen.
Gehe zu Employees auf der deeploi-Plattform. Klicke oben rechts auf Add employee und trage die Details der Mitarbeitenden ein.
Schritt 2: Onboarding-Formular ausfüllen
Sobald die Mitarbeitenden in deeploi angelegt sind, erscheint das Onboarding-Formular automatisch unter Employees → Onboardings. deeploi sendet dir außerdem wöchentliche Erinnerungen für anstehende Onboardings.
Öffne das Formular und fülle es mit dem Startdatum, der bevorzugten geschäftlichen E-Mail-Adresse und dem Bundle aus. Alle Feldbeschreibungen findest du im Abschnitt Formular-Referenz weiter unten.
Formular mindestens 4 Tage vor dem Startdatum absenden.
Die Account-Vorbereitung beginnt erst, nachdem du das Formular abgesendet hast. Geht das Formular zu spät ein, kann deeploi Accounts und Apps nicht rechtzeitig einrichten.
Schritt 3: Gerätebestellung bestätigen (optional)
Falls du im Onboarding-Formular ein Gerät oder Peripheriegerät ausgewählt hast, koordiniert deeploi die Bestellung und meldet sich, wenn dein Input benötigt wird. In der Regel erhältst du einen Checkout- oder Bestätigungslink per E-Mail, der rechtzeitig ausgefüllt werden muss.
| Gerätetyp | Lieferzeit |
|---|---|
| Katalog-Geräte | Bis zu 2 Wochen |
| Individuelle oder Nicht-Katalog-Geräte | Länger, variiert |
Schritt 4: Account-Erstellung und Willkommens-E-Mails
Nachdem du das Formular abgesendet hast, erstellt deeploi Accounts nach folgendem Zeitplan:
| Aktion | Wann |
|---|---|
| E-Mail-Account erstellt | 14 Tage vor dem Startdatum |
| Software-Accounts vorbereitet | 4 Tage vor dem Startdatum |
| Willkommens-E-Mail versendet (mit temporärem Passwort) | 4 Tage vor dem Startdatum |
Um diese Zeitpläne anzupassen, wende dich an hello@deeploi.io.
Schritt 5: Erinnerung zur Geräteregistrierung (optional)
Falls im Onboarding-Formular ein Gerät ausgewählt wurde, erinnert deeploi die Mitarbeitenden automatisch daran, ihr Arbeitsgerät mit deeploi zu verbinden. Das ist erforderlich, damit das Gerät verwaltet, verschlüsselt und mit der richtigen Software konfiguriert werden kann.
Falls Mitarbeitende das Gerät nach einer bestimmten Zeit nicht registrieren, benachrichtigt dich deeploi, damit du nachfassen kannst.
Referenz der Onboarding-Formularfelder
Mitarbeiterinformationen
Der erste Abschnitt erfasst die wichtigsten Details, die für die Vorbereitung von Accounts und Zugriffen nötig sind.
| Feld | Was es bewirkt |
|---|---|
| Erster Arbeitstag | Legt den Zeitplan für die Account-Erstellung fest: E-Mail-Account 14 Tage vorher, Software-Accounts 4 Tage vorher |
| Bundle | Bestimmt, welche Software-Accounts erstellt werden |
| Geschäftliche E-Mail-Adresse | Trage die gewünschte Adresse ein oder deaktiviere "deeploi darf die geschäftliche E-Mail-Adresse erstellen", um eine bestehende Adresse zu verwenden |
Workspace-Einstellungen
Je nach deinem Workspace-Setup kannst du neue Mitarbeitende Gruppen und Strukturen zuweisen, die automatisch ab dem ersten Tag gelten.
Weise Organisationseinheiten und Google-Gruppen zu. Die Mitarbeitenden werden beim Erstellen ihres Accounts hinzugefügt.
Weise Microsoft 365 / Entra-Gruppen und die benötigten Lizenzen zu. Falls deeploi dein Microsoft 365-Lizenzmanagement übernimmt, werden Lizenzen automatisch beim Onboarding zugewiesen.
Gerätezuweisung
Im zweiten Abschnitt entscheidest du, ob neue Mitarbeitende ein Gerät erhalten. Mit Kein Gerät wird automatisch eine Light License vergeben. Mit Gerät hinzufügen öffnen sich die Geräteoptionen. Du kannst bei Bedarf mehrere Geräte zuweisen, zum Beispiel einen Laptop und ein Telefon.
| Gerätetyp | Was es ist |
|---|---|
| Inventargerät | Ein bereits bei deeploi registriertes Gerät, das aktuell niemandem zugewiesen ist (auf Lager). Falls das Gerät noch Mitarbeitenden zugewiesen ist, die das Unternehmen verlassen, wähle stattdessen Neues Gerät, damit die richtigen Registrierungserinnerungen versendet werden. |
| Gerät kaufen / mieten | Bestelle ein neues Gerät über die Beschaffungspartner von deeploi. Katalog-Geräte werden in etwa 2 Wochen geliefert. Individuelle Geräte dauern länger. Mehr Details im Abschnitt Gerätebeschaffung weiter unten. |
| Neues Gerät | Für Geräte, die noch nicht bei deeploi registriert oder nicht über deeploi gekauft wurden. Wähle das Betriebssystem (Windows, macOS, iOS) und füge Notizen für Zuweisung und Setup hinzu. |
Gerätebeschaffung
Bei der Auswahl eines Geräts zum Kauf oder Mieten sind Geräte in Kategorien wie Laptops, Tablets, Telefone und Peripheriegeräte unterteilt. Jedes Gerät ist mit Basic, Advanced oder Performance gekennzeichnet, um die Auswahl zu erleichtern. Für ein individuelles Gerät, das nicht im Katalog steht, nutze das Anfrageformular am Ende der Beschaffungsseite.
Die Geräteauswahl ist eine Anfrage, keine bestätigte Bestellung.
Du erhältst einen Checkout-Link mit Preisen und Lieferzeiten. Die Bestellung wird erst nach Abschluss des Checkouts bestätigt.
Absenden
Vor dem Absenden zeigt deeploi eine Zusammenfassung aller Auswahlen. Klicke auf Zurück (unten links), um Änderungen vorzunehmen, oder auf Absenden (unten rechts), um das Onboarding zu starten.